Segreteria telefonica per l'azienda e per gli utenti

Questo articolo fornisce una guida alla configurazione e alla gestione della segreteria telefonica in HighLevel. Che tu debba configurare la segreteria telefonica per la tua azienda o per singoli utenti, questa risorsa copre tutti i passaggi essenziali. Imparerai come registrare e caricare i messaggi di benvenuto della segreteria telefonica, gestire le impostazioni della segreteria telefonica per gli account aziendali e degli utenti e abilitare le notifiche email per i messaggi in arrivo. Segui queste istruzioni per assicurarti che il tuo sistema di segreteria telefonica sia configurato in modo efficace e personalizzato in base alle tue esigenze.

Come registrare la tua segreteria telefonica

Google Registra mp3 online. Scegli un sito web e registra la tua segreteria telefonica online:

Dove caricare i file della segreteria telefonica

I file della segreteria telefonica (formato mp3) possono essere impostati in due posizioni diverse:

1) Segreteria telefonica per gli utenti - Account secondario > Impostazioni > scheda Il mio staff > Modifica utente > Espandi Impostazioni chiamate e segreteria telefonica > Carica file mp3/wav

Scopri di più su come assegnare numeri Twilio agli utenti

Se il contatto è assegnato all'utente OPPURE se il numero Twilio è assegnato all'utente, quando chiama il numero Twilio e l'utente non risponde, verrà riprodotto il messaggio vocale dell'utente qui

2) Segreteria telefonica per l'azienda - Account secondario > Impostazioni > scheda Profilo aziendale > Scorri verso il basso fino a Impostazioni chiamate e segreteria telefonica > Carica file mp3/wav

Quando il contatto chiama il numero Twilio non assegnato ad alcun utente, e se il contatto non è assegnato ad alcun utente, verrà riprodotta la segreteria telefonica per l'azienda se nessuno risponde.

Come funziona?

Quando un contatto chiama il numero Twilio, chiameremo il numero di inoltro per 10 secondi in base al timeout di chiamata impostato. Dopo 10 secondi, se nessuno risponde, il contatto ascolterà la registrazione del messaggio vocale.

Assicurati che la registrazione delle chiamate sia abilitata:

Fare clic su Segnalazione > Segnalazione chiamate > Scorrere verso destra e fare clic sul pulsante freccia verso il basso per espandere ciascuna chiamata

Puoi anche cliccare sul nome del contatto per ascoltare le registrazioni nella pagina Conversazione.

Dove controllare le impostazioni di timeout

Per sostituire il messaggio vocale originale del numero di inoltro, è necessario impostare un numero di "timeout", altrimenti la chiamata squillerà per impostazione predefinita per 60 secondi, durante i quali il messaggio vocale originale del numero di inoltro verrà solitamente attivato e non sarà possibile sostituirlo con il messaggio vocale registrato caricato.

I numeri di timeout possono essere impostati in tre diverse posizioni:

1) Account secondario > Impostazioni > scheda Gestione team > Modifica utente > Impostazioni chiamate e segreteria telefonica

2) Account secondario > Impostazioni > Numeri di telefono > Icona matita per un numero di telefono specifico

3) Account secondario > scheda Impostazioni azienda

Informazioni sulle priorità per le impostazioni di timeout:

Quando arriva una chiamata a un numero Twilio, squillerà per 60 secondi per impostazione predefinita prima di cercare un messaggio vocale da riprodurre, a meno che non sia stato impostato un numero di timeout. HighLevel cercherà il numero di timeout nel seguente ordine:

Primo: è presente un numero di timeout nelle impostazioni utente dell'utente a cui è associato questo numero Twilio? (opzione 1 sopra)

Secondo: è presente un numero di timeout nelle impostazioni del numero di telefono di questo numero? (opzione 2 sopra)

Terzo: è presente un numero di timeout nelle impostazioni aziendali? (opzione 3 sopra)

Altre note:

Se arriva una chiamata a un numero Twilio e viene trovato un numero di timeout ma non vengono trovati file di messaggio vocale, verrà riprodotto il seguente messaggio predefinito: "Al momento non siamo in grado di rispondere alla tua chiamata. Lascia un messaggio dopo il segnale acustico".

I numeri di timeout non sono "collegati" a nessun file di messaggio vocale specifico, ad esempio una chiamata arriva a un numero Twilio e HighLevel rileva un numero di timeout impostato nelle impostazioni dell'utente (ma quell'utente non ha un file di posta vocale) e HighLevel trova un file di posta vocale nelle impostazioni del profilo aziendale, HighLevel riprodurrà il file di posta vocale dalle impostazioni del profilo aziendale dopo il numero di secondi impostato nel campo Timeout nelle impostazioni dell'utente.

Risoluzione dei problemi della segreteria telefonica aziendale non funzionante

1. Verificare che il numero Twilio sia assegnato all'utente e che l'utente abbia caricato un file di segreteria telefonica.

2. Controlla se è configurato un numero di inoltro/telefono aziendale: dovremo inoltrare la chiamata da qualche parte per poter interrompere/riprodurre il messaggio vocale caricato.

- Un modo potrebbe essere quello di ottenere un numero di Google Voice e inserirlo nel numero di inoltro. Imposta il timeout della chiamata in arrivo a 1 secondo in modo che la chiamata venga interrotta più velocemente, ovvero entro 2-3 squilli. Il timeout della chiamata dovrà essere di almeno 1 secondo per tentare di connettere la chiamata. L'idea è di interrompere/riprodurre la chiamata prima che venga riprodotto il messaggio vocale originale del numero di inoltro.

- In alternativa, puoi assegnare il numero Twilio a un utente e ricevere le chiamate in entrata sull'app mobile.

3. Controlla il timeout di chiamata impostato, prova a impostare il timeout delle chiamate in entrata a 1 secondo.

Il timeout massimo per le chiamate in entrata dovrebbe essere inferiore a 20 secondi. Se il timeout di chiamata è impostato su più di 20 secondi, non saremo in grado di sostituire il messaggio vocale originale, poiché di solito verrà riprodotto il messaggio vocale originale del numero di inoltro entro quel tempo.

Se è già impostato su 20 secondi ma viene ancora riprodotto il messaggio vocale originale del numero di inoltro invece del messaggio vocale caricato, prova a impostare il timeout di chiamata a 1 secondo e riprova a chiamare per vedere se funziona. Se funziona, puoi aumentare gradualmente il timeout di chiamata (10 secondi, 15 secondi) per ulteriori test, in modo che chiami il numero di inoltro per un periodo di tempo più lungo e sia comunque in grado di riprodurre il messaggio vocale caricato.

4. Verifica se chiamiamo direttamente il numero di inoltro: la chiamata viene trasferita a una segreteria telefonica non appena chiami?

Se il numero di inoltro è in modalità Non disturbare o se il numero è configurato per essere trasferito direttamente a una segreteria telefonica preimpostata, non saremo in grado di sostituire la segreteria telefonica perché la segreteria telefonica originale del numero di inoltro viene riprodotta immediatamente.

La chiave è capire quanto tempo ci vorrà prima che la segreteria telefonica venga riprodotta e impostare il timeout della chiamata per interrompere la chiamata prima che la segreteria risponda. Se la segreteria telefonica risponde immediatamente durante la modalità Non disturbare, non saremo in grado di sostituire la segreteria telefonica originale.

Se utilizzi un numero di Google Voice o un telefono fisso, questi potrebbero avere impostazioni di chiamata specifiche, quindi non siamo in grado di sovrascrivere la segreteria telefonica configurata. Potrebbe essere necessario disattivare la funzione di annuncio in Google Voice. La segreteria potrebbe essere rilevata come un messaggio vocale e non saremo in grado di sovrascrivere il messaggio vocale originale.

5. Controlla se il file della segreteria telefonica caricato è di qualità troppo alta

Se la qualità del file della segreteria telefonica è alta e non è un file mp3, queste istruzioni ti aiuteranno a renderlo compatibile

1. Vai su https://online-audio-converter.com/ e carica il file della segreteria telefonica

2. Convertilo in MP3 ECONOMY a 64 kbps

3. Caricalo e chiama il numero Twilio per un nuovo test